Lần đầu làm việc với agency tổ chức sự kiện, bạn cần chuẩn bị gì?
Lần đầu tìm kiếm và làm việc với một agency tổ chức sự kiện, nhiều khách hàng thường băn khoăn không biết cần cung cấp những thông tin nào để agency có thể tư vấn chính xác.
Doanh nghiệp không cần hoàn thiện toàn bộ kế hoạch trước buổi trao đổi đầu tiên. Tuy nhiên, việc chuẩn bị trước một số thông tin cơ bản sẽ giúp hai bên hiểu nhu cầu nhanh hơn, xây dựng proposal sát thực tế và hạn chế việc điều chỉnh nhiều lần trong quá trình triển khai.
Dưới đây là 6 thông tin quan trọng khách hàng nên chuẩn bị khi bắt đầu làm việc với agency sự kiện.
1. Xác định loại hình chương trình
Thông tin đầu tiên agency cần biết là doanh nghiệp đang muốn tổ chức loại hình sự kiện nào.
Mỗi chương trình sẽ có mục tiêu, quy trình và cách triển khai khác nhau. Một số loại hình phổ biến gồm:
- Hội nghị, hội thảo.
- Lễ khai trương.
- Lễ ký kết hợp tác.
- Ra mắt sản phẩm.
- Gala dinner, tiệc cuối năm.
- Chương trình nội bộ.
- Activation, roadshow hoặc sampling.
- Sự kiện thể thao và hoạt động cộng đồng.
Việc xác định đúng loại hình chương trình giúp agency định hướng concept, lựa chọn hạng mục và đề xuất cách tổ chức phù hợp ngay từ đầu.
Ví dụ, lễ khai trương thường tập trung vào nghi thức, cổng chào, khu vực đón khách và nhận diện thương hiệu. Trong khi đó, gala dinner cần chú trọng nhiều hơn đến sân khấu, nội dung chương trình, tiết mục biểu diễn và trải nghiệm của khách mời.
Biết đúng loại hình chương trình, agency mới có thể tư vấn đúng concept và cách triển khai.
2. Xác định mục tiêu tổ chức
Một sự kiện chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng dựa trên mục tiêu rõ ràng.
Doanh nghiệp cần xác định chương trình được tổ chức nhằm:
- Quảng bá hoặc tăng nhận diện thương hiệu.
- Ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới.
- Kết nối khách hàng và đối tác.
- Tri ân khách hàng.
- Truyền thông nội bộ.
- Gắn kết đội ngũ nhân sự.
- Thúc đẩy bán hàng.
- Tạo nội dung truyền thông sau sự kiện.
Mục tiêu tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến concept, nội dung, hình thức tương tác và cách phân bổ ngân sách.
Chẳng hạn, sự kiện ra mắt sản phẩm cần tạo được khoảnh khắc công bố nổi bật. Chương trình tri ân khách hàng lại cần chú trọng cảm xúc, trải nghiệm tiếp đón và sự kết nối giữa thương hiệu với khách mời.
Mục tiêu càng rõ, agency càng dễ xây dựng đúng concept, nội dung và cách triển khai.
3. Chuẩn bị thời gian và địa điểm dự kiến
Khách hàng nên cung cấp ngày tổ chức dự kiến, khung giờ mong muốn và khu vực cần tìm địa điểm.
Trong trường hợp chưa chốt được địa điểm cụ thể, doanh nghiệp có thể chia sẻ những yêu cầu cơ bản như:
- Khu vực hoặc quận mong muốn.
- Số lượng khách dự kiến.
- Không gian trong nhà hay ngoài trời.
- Có cần sân khấu, màn hình LED hoặc khu vực trưng bày hay không.
- Có cần khu vực đón khách, check-in và tiệc hay không.
- Yêu cầu về bãi đỗ xe hoặc giao thông.
- Mức ngân sách dành cho địa điểm.
Thông tin về thời gian và địa điểm giúp agency kiểm tra tính khả thi, khảo sát mặt bằng và đề xuất phương án phù hợp với quy mô chương trình.
Đối với sự kiện đã có địa điểm, agency vẫn cần khảo sát thực tế để kiểm tra diện tích, nguồn điện, lối vận chuyển thiết bị, thời gian thi công và các quy định của ban quản lý.
Càng rõ thời gian và địa điểm, agency càng dễ xây dựng phương án phù hợp.
4. Ước tính số lượng và nhóm khách tham dự
Số lượng khách là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến địa điểm, quy mô sân khấu, bàn ghế, âm thanh, nhân sự phục vụ và chi phí tổ chức.
Khách hàng chưa cần có danh sách chính xác ngay trong buổi làm việc đầu tiên. Tuy nhiên, nên có một con số dự kiến và xác định nhóm khách chính, chẳng hạn:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Khách hàng và đối tác.
- Nhân viên nội bộ.
- Đại lý, nhà phân phối.
- Cơ quan quản lý.
- Người tiêu dùng.
- Báo chí và đơn vị truyền thông.
- Khách mời VIP.
Bên cạnh số lượng, đặc điểm của khách tham dự cũng ảnh hưởng đến cách xây dựng nội dung và trải nghiệm chương trình.
Một sự kiện dành cho khách hàng cao cấp sẽ có tiêu chuẩn tiếp đón khác với chương trình nội bộ hoặc hoạt động activation dành cho số đông.
Số lượng khách càng rõ, agency càng dễ đề xuất quy mô tổ chức phù hợp.
5. Xác định phạm vi công việc của agency
Trước khi yêu cầu báo giá hoặc proposal, doanh nghiệp nên xác định agency cần hỗ trợ phần nào trong chương trình.
Phạm vi công việc có thể bao gồm:
- Lên ý tưởng và concept.
- Thiết kế bộ nhận diện sự kiện.
- Xây dựng kịch bản và timeline.
- Tìm kiếm, khảo sát địa điểm.
- Sản xuất và thi công POSM.
- Cung cấp sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
- Cung cấp MC, PG, PB, nghệ sĩ hoặc nhóm biểu diễn.
- Quay phim, chụp ảnh.
- Điều phối và vận hành chương trình.
- Thực hiện trọn gói toàn bộ sự kiện.
Nếu doanh nghiệp đã có sẵn một số hạng mục, cần thông tin rõ để agency không đưa trùng vào báo giá.
Ví dụ, khách hàng có thể đã có thiết kế từ bộ phận marketing nội bộ nhưng cần agency phụ trách sản xuất, thi công và vận hành. Một số trường hợp khác chỉ cần thuê thiết bị hoặc nhân sự hỗ trợ tại sự kiện.
Phạm vi công việc càng rõ, proposal càng sát nhu cầu và hạn chế phát sinh.
6. Chia sẻ ngân sách dự kiến
Ngân sách là một trong những thông tin quan trọng giúp agency xây dựng phương án phù hợp.
Việc chia sẻ ngân sách không có nghĩa doanh nghiệp phải chốt ngay một con số tuyệt đối. Khách hàng có thể cung cấp khoảng ngân sách dự kiến để agency cân đối các hạng mục theo thứ tự ưu tiên.
Dựa trên ngân sách, agency có thể tư vấn:
- Quy mô địa điểm phù hợp.
- Phương án sân khấu và thiết bị.
- Mức độ đầu tư cho thiết kế và sản xuất.
- Các hạng mục nên ưu tiên.
- Những phần có thể điều chỉnh hoặc tối ưu.
- Phương án dự phòng khi ngân sách thay đổi.
Nếu chưa có ngân sách cụ thể, doanh nghiệp nên chia sẻ mục tiêu và tiêu chuẩn mong muốn để agency xây dựng một vài phương án tham khảo.
Ngân sách càng rõ, phương án càng dễ tối ưu và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.
Có cần chuẩn bị đầy đủ cả 6 thông tin trước khi liên hệ agency?
Doanh nghiệp không bắt buộc phải chốt đầy đủ toàn bộ thông tin mới có thể bắt đầu trao đổi.
Trong buổi làm việc đầu tiên, một số nội dung vẫn có thể ở mức dự kiến. Agency sẽ dựa trên mục tiêu và nhu cầu ban đầu để tư vấn thêm về loại hình, địa điểm, quy mô, hạng mục và ngân sách.
Tuy nhiên, khách hàng chuẩn bị thông tin càng rõ thì:
- Quá trình tư vấn càng nhanh.
- Proposal càng sát nhu cầu.
- Báo giá càng dễ kiểm soát.
- Hai bên hạn chế hiểu sai phạm vi công việc.
- Kế hoạch triển khai thực tế hơn.
- Giảm các khoản phát sinh không cần thiết.
Checklist nhanh trước buổi làm việc đầu tiên
Trước khi trao đổi với agency, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại 6 nội dung sau:
- Loại hình chương trình: Tổ chức sự kiện gì?
- Mục tiêu: Chương trình cần đạt được điều gì?
- Thời gian – địa điểm: Dự kiến tổ chức khi nào và ở đâu?
- Số lượng khách: Có khoảng bao nhiêu người tham dự?
- Phạm vi công việc: Agency cần thực hiện những phần nào?
- Ngân sách: Khoảng chi phí doanh nghiệp dự kiến đầu tư là bao nhiêu?
Chỉ cần có những định hướng cơ bản trên, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu làm việc với agency để tiếp tục hoàn thiện kế hoạch.
LD Events – Giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói
LD Events cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế, tổ chức và sản xuất sự kiện theo nhu cầu thực tế của từng khách hàng.
Các hạng mục LD Events có thể triển khai gồm:
- Tư vấn concept và ý tưởng.
- Xây dựng kịch bản chương trình.
- Thiết kế và sản xuất POSM.
- Cung cấp sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
- Cung cấp MC, PG, PB và nhân sự vận hành.
- Quay phim, chụp ảnh.
- Thi công, tổng duyệt và điều phối sự kiện.
- Tổ chức sự kiện trọn gói.
Khách hàng chưa cần hoàn thiện toàn bộ kế hoạch trước khi liên hệ. Từ những thông tin ban đầu, đội ngũ LD Events sẽ cùng doanh nghiệp phân tích nhu cầu và xây dựng phương án phù hợp với mục tiêu, quy mô và ngân sách.
