Trên thực tế, không có một mốc thời gian cố định có thể áp dụng cho tất cả sự kiện. Một chương trình nội bộ quy mô nhỏ sẽ có thời gian chuẩn bị khác với lễ khai trương, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm hoặc sự kiện có nhiều hạng mục sản xuất và thi công.
Thời gian chuẩn bị phù hợp cần được xác định dựa trên quy mô chương trình, mục tiêu tổ chức, mức độ phức tạp của ý tưởng và khối lượng công việc thực tế.
Chuẩn bị sớm không chỉ giúp chương trình chỉn chu hơn mà còn giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn và kiểm soát tốt hơn trong suốt quá trình triển khai.
Không có một mốc thời gian cố định cho mọi sự kiện
Mỗi chương trình sẽ có yêu cầu và khối lượng công việc khác nhau. Vì vậy, không nên áp dụng một mốc chuẩn bị cứng cho tất cả các loại hình sự kiện.
Một chương trình đơn giản có thể chỉ cần một số hạng mục cơ bản như âm thanh, backdrop, bàn ghế và nhân sự vận hành. Trong khi đó, một sự kiện lớn có thể cần triển khai đồng thời:
- Khảo sát và lựa chọn địa điểm.
- Xây dựng concept và kịch bản chương trình.
- Thiết kế sân khấu và hệ thống nhận diện.
- Sản xuất POSM.
- Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và màn hình LED.
- Tuyển chọn MC, PG, PB hoặc nhân sự biểu diễn.
- Thi công, chạy thử và tổng duyệt.
- Xin phép tổ chức hoặc làm việc với ban quản lý địa điểm.
Càng có nhiều hạng mục liên quan, thời gian để thiết kế, duyệt phương án, sản xuất và phối hợp giữa các bộ phận càng cần được tính toán kỹ.
Thời gian chuẩn bị sự kiện phụ thuộc vào những yếu tố nào?
Quy mô chương trình
Sự kiện có số lượng khách mời lớn thường cần nhiều thời gian hơn để lên phương án không gian, bố trí chỗ ngồi, đón tiếp, phục vụ và kiểm soát chương trình.
Quy mô cũng ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng thiết bị, nhân sự, vật tư và thời gian thi công tại địa điểm.
Loại hình sự kiện
Mỗi loại hình chương trình có một quy trình triển khai riêng.
Ví dụ, lễ khai trương cần chú trọng phần nghi thức, cổng chào, khu vực đón khách và nhận diện thương hiệu. Hội nghị khách hàng cần tập trung vào nội dung trình chiếu, âm thanh, màn hình và trải nghiệm khách mời. Trong khi đó, lễ ra mắt sản phẩm thường yêu cầu ý tưởng sáng tạo, sân khấu, hiệu ứng và khoảnh khắc công bố ấn tượng.
Mức độ phức tạp của ý tưởng
Ý tưởng càng mới hoặc có nhiều chi tiết riêng biệt thì càng cần thời gian để phát triển thiết kế, kiểm tra tính khả thi và thử nghiệm phương án thi công.
Một số concept có thể yêu cầu sản xuất mô hình, thiết kế sân khấu đặc biệt, thực hiện nội dung trình chiếu hoặc kết hợp nhiều hiệu ứng kỹ thuật.
Địa điểm và các hạng mục thi công
Địa điểm tổ chức ảnh hưởng lớn đến phương án triển khai. Agency cần khảo sát để xác định:
- Diện tích thực tế.
- Lối vận chuyển thiết bị.
- Thời gian được phép thi công.
- Nguồn điện và tải điện.
- Quy định về âm thanh.
- Điều kiện treo, dựng sân khấu và lắp đặt POSM.
- Phương án dự phòng khi tổ chức ngoài trời.
Việc khảo sát sớm giúp hạn chế những điều chỉnh phát sinh khi ngày tổ chức đã đến gần.
Số lượng khách mời, nhân sự và thiết bị
Sự kiện càng đông khách hoặc có nhiều khu vực hoạt động thì càng cần chuẩn bị kỹ về nhân sự điều phối, lễ tân, kỹ thuật, an ninh, phục vụ và hậu cần.
Ngoài ra, thiết bị phù hợp cũng cần được kiểm tra và giữ lịch trước, đặc biệt trong những thời điểm có nhiều sự kiện diễn ra cùng lúc.
Vậy khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu tìm agency?
Doanh nghiệp không cần chờ đến khi chốt toàn bộ chương trình mới bắt đầu làm việc với agency.
Ngay khi có những thông tin cơ bản, hai bên đã có thể trao đổi để định hướng phương án ban đầu. Các thông tin cần thiết thường bao gồm:
- Thời gian dự kiến tổ chức.
- Loại hình sự kiện.
- Quy mô hoặc số lượng khách mời.
- Mục tiêu chương trình.
- Ngân sách dự kiến.
- Địa điểm hoặc khu vực mong muốn.
Từ các thông tin này, agency có thể tư vấn về concept, địa điểm, hạng mục cần thiết, quy trình triển khai và cơ cấu ngân sách phù hợp.
Những nội dung chưa hoàn thiện vẫn có thể tiếp tục được trao đổi và điều chỉnh trong quá trình làm việc.
Chưa cần chốt hết chương trình vẫn có thể làm việc với agency. Có định hướng ban đầu là đã có thể bắt đầu trao đổi.
Liên hệ agency sớm mang lại lợi ích gì?
Có nhiều lựa chọn về địa điểm
Những địa điểm phù hợp thường có lịch đặt trước, đặc biệt vào cuối tuần, dịp lễ hoặc mùa cao điểm tổ chức sự kiện.
Làm việc sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian khảo sát, so sánh và lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô, hình thức chương trình và ngân sách.
Có thời gian phát triển ý tưởng và thiết kế
Một concept tốt cần được phát triển dựa trên mục tiêu, đối tượng khách mời và đặc điểm thương hiệu.
Khi có đủ thời gian, đội ngũ sáng tạo có thể nghiên cứu nhiều hướng thể hiện, hoàn thiện thiết kế và điều chỉnh các chi tiết trước khi bước vào sản xuất.
Chủ động nhân sự và thiết bị
MC, nghệ sĩ, nhóm biểu diễn, nhân sự kỹ thuật hoặc các thiết bị chuyên dụng có thể không còn lịch trống nếu được đặt quá sát ngày.
Chuẩn bị sớm giúp agency chủ động lựa chọn đội ngũ phù hợp thay vì chỉ sử dụng những phương án còn lại.
Dễ so sánh và tối ưu ngân sách
Khi không bị áp lực về thời gian, doanh nghiệp có thể xem xét nhiều phương án vật liệu, thiết bị, thiết kế và hình thức triển khai.
Agency cũng có thêm điều kiện để cân đối giữa yêu cầu thẩm mỹ, hiệu quả sử dụng và ngân sách dự kiến.
Hạn chế tình trạng gấp gáp
Việc triển khai sát ngày có thể làm giảm thời gian duyệt thiết kế, kiểm tra nội dung, thử nghiệm thiết bị và xử lý các tình huống phát sinh.
Chuẩn bị sớm giúp từng hạng mục được kiểm tra kỹ hơn, đồng thời tạo khoảng thời gian dự phòng trước khi chương trình diễn ra.
Có phải liên hệ càng sớm thì chi phí càng cao?
Liên hệ sớm không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chốt ngay toàn bộ hạng mục hoặc phát sinh thêm chi phí.
Ngược lại, thời gian chuẩn bị hợp lý giúp hai bên có cơ hội:
- Xác định đúng những hạng mục thực sự cần thiết.
- Loại bỏ các chi tiết chưa phù hợp.
- So sánh nhiều phương án triển khai.
- Lựa chọn vật liệu và thiết bị đúng nhu cầu.
- Hạn chế chi phí xử lý gấp hoặc thay đổi vào phút cuối.
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần chia sẻ rõ mục tiêu và ngân sách dự kiến để agency xây dựng phương án phù hợp ngay từ đầu.
Chuẩn bị sớm để có phương án phù hợp hơn
Thời gian chuẩn bị sự kiện không chỉ là khoảng thời gian dành cho việc thi công. Đây còn là quá trình khảo sát, lên ý tưởng, thiết kế, duyệt nội dung, sản xuất, phối hợp nhân sự, kiểm tra kỹ thuật và xây dựng phương án dự phòng.
Không nhất thiết phải có một mốc cố định cho mọi chương trình. Tuy nhiên, sự kiện càng lớn, càng có nhiều hạng mục hoặc yêu cầu sáng tạo cao thì càng nên bắt đầu trao đổi sớm.
Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp không bị giới hạn trong một vài lựa chọn còn lại, đồng thời chủ động hơn về địa điểm, thiết kế, nhân sự, thiết bị và ngân sách.
LD Events – Đồng hành từ bước tư vấn đến khi chương trình hoàn thành
LD Events cung cấp giải pháp tổ chức và sản xuất sự kiện theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Đội ngũ LD Events có thể đồng hành trong các công việc như:
- Tư vấn ý tưởng và concept.
- Khảo sát, lựa chọn địa điểm.
- Xây dựng kịch bản và kế hoạch triển khai.
- Thiết kế, sản xuất POSM.
- Cung cấp sân khấu, âm thanh, ánh sáng và màn hình LED.
- Cung cấp MC, PG, PB và nhân sự vận hành.
- Thi công, tổng duyệt và điều phối chương trình.
Doanh nghiệp chưa cần hoàn thiện toàn bộ kế hoạch trước khi liên hệ. Chỉ cần có những thông tin ban đầu, LD Events có thể cùng khách hàng trao đổi và xây dựng phương án phù hợp.
Liên hệ LD Events để được tư vấn kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp với mục tiêu, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.
